Skip to main content

​
Manajemen Santri/Siswa

Modul santri/siswa adalah pusat data untuk setiap peserta didik di lembaga Anda. Semua data di sini menjadi fondasi modul lainnya — presensi, hafalan, tagihan SPP, perizinan, dan pelanggaran.

​
Apa Itu Manajemen Santri/Siswa?

Form data santri/siswa terbagi menjadi tiga tab: Data orang tua/wali tidak ada di form ini. Setelah data santri/siswa tersimpan, akan muncul tab tambahan Data Orang Tua / Wali di halaman edit — di situlah kontak ayah, ibu, atau wali dicatat.
Label menu menyesuaikan tipe lembaga: lembaga pesantren melihat “Santri”, lembaga sekolah/madrasah melihat “Siswa”. Isi dan cara kerjanya sama persis.

​
Tiga Cara Data Santri/Siswa Masuk ke Sistem

Ketiganya berbeda dalam hal akun Portal Orang Tua — keterangan ini juga muncul sebagai catatan di bagian atas halaman daftar santri/siswa.

Input Manual

Satu per satu lewat tombol Tambah. Akun orang tua tidak langsung dibuat — tambahkan lewat tab Data Orang Tua / Wali setelahnya.

Import Excel

Puluhan hingga ratusan data sekaligus beserta akun orang tuanya. Cocok untuk awal tahun ajaran.

Dari PPDB

Untuk pendaftaran satu per satu sekaligus dengan akun orang tua. Terbentuk saat pendaftar ditandai Diterima.

​
Cara Menggunakan

​
Input Data Santri/Siswa Satu Per Satu

1

Buka menu Santri/Siswa

Di panel admin, buka grup Data Santri → Data Santri, lalu tekan tombol tambah data di kanan atas.
Cara ini tidak membuat akun Portal Orang Tua. Jika ingin santri/siswa dan akun orang tuanya terbentuk sekaligus dalam satu proses, gunakan menu PPDB → Data Pendaftar (lihat panduannya →) atau Import Excel.
2

Isi tab Data Pribadi

  • Nama Lengkap — wajib
  • NIS — Nomor Induk Santri, opsional
  • NISN — Nomor Induk Siswa Nasional, opsional
  • Jenis Kelamin — wajib (Laki-laki / Perempuan)
  • Agama — wajib, terisi Islam secara default
  • Tempat Lahir dan Tanggal Lahir
  • Nomor HP / WhatsApp dan Email
  • Alamat
NIS dan NISN boleh dikosongkan, tapi jika diisi harus unik di dalam lembaga Anda. Lembaga lain di platform tidak terpengaruh — nomor yang sama boleh dipakai lembaga berbeda.
3

Isi tab Data Akademik

  • Tahun Ajaran
  • Jenjang — tingkat pendidikan
  • Jurusan — jika lembaga punya program khusus
  • Kelas
  • Kamar / Asrama — untuk lembaga berasrama
  • Tahun Masuk — terisi tahun berjalan secara default
  • Tahun Lulus
  • Status — wajib, terisi Aktif secara default
Semua pilihan di atas hanya menampilkan data milik lembaga Anda. Jika kelas atau kamar yang dicari belum ada, buat dulu di menu master data.
4

Unggah foto (opsional)

Di tab Foto, unggah pas foto berukuran maksimal 2 MB. Tersedia editor untuk memotong gambar sebelum disimpan.
5

Simpan

Tekan tombol simpan, atau pilih opsi simpan & buat lainnya untuk lanjut input berikutnya.
Jika kuota santri pada paket langganan sudah penuh, penyimpanan dibatalkan dan muncul notifikasi “Kuota Santri Penuh”. Naikkan paket dulu di halaman paket →.

​
Menambah Data Orang Tua / Wali

Kontak orang tua dipakai untuk notifikasi tagihan, saldo tabungan, dan pengumuman.
1

Buka data santri/siswa yang sudah tersimpan

Di daftar, tekan Edit pada santri/siswa yang dituju. Di bagian bawah halaman muncul tab Data Orang Tua / Wali.
Tab ini hanya muncul setelah data santri/siswa tersimpan. Saat membuat data baru, simpan dulu, baru tambahkan orang tua.
2

Tekan Tambah Orang Tua

Isi data berikut:
  • Nama Lengkap — wajib
  • Hubungan — wajib: Ayah Kandung, Ibu Kandung, Wali, Kakak, atau Lainnya
  • No. HP / WhatsApp — untuk notifikasi WhatsApp
  • Email — dipakai untuk akses Portal Orang Tua
  • Pekerjaan
  • Kontak Utama — aktifkan pada satu orang saja
3

Tentukan kontak utama

Notifikasi dikirim ke kontak yang ditandai Kontak Utama.
Hanya satu kontak utama per santri/siswa. Saat Anda menandai kontak baru sebagai utama, penanda pada kontak lama otomatis dilepas — tidak perlu dimatikan manual.
4

Simpan — akun portal dibuat otomatis

Begitu data tersimpan dengan Email terisi, sistem langsung:
  • Membuat akun Portal Orang Tua jika email tersebut belum punya akun, lalu mengirim email pengaturan password ke alamat itu
  • Menyambungkan ke akun yang sudah ada jika emailnya pernah terdaftar — tanpa email baru, karena orang tua sudah punya password
Notifikasi konfirmasi muncul di layar: “Akun Orang Tua Dibuat” atau “Akun Orang Tua Terhubung”.
Kolom Akun Terhubung di tabel menunjukkan statusnya: tanda centang hijau berarti orang tua sudah bisa masuk portal, tanda silang abu-abu berarti belum. Jika masih silang, isi Email lalu simpan ulang untuk membuat akunnya.
Data orang tua bisa ditambah lebih dari satu (ayah, ibu, dan wali sekaligus).
Satu email yang sama boleh dipakai di beberapa santri/siswa. Orang tua dengan beberapa anak cukup punya satu akun — semua anaknya akan tampil setelah masuk portal.

​
Import Data Massal dari Excel

1

Unduh template

Di halaman daftar santri/siswa, tekan Template Import. Sistem mengunduh file template-import-santri.xlsx yang sudah berisi baris panduan dan satu baris contoh.
2

Isi template

Template punya 20 kolom — 16 kolom data santri/siswa, ditambah 4 kolom orang tua/wali:Hapus baris panduan dan baris contoh sebelum mengunggah. Jangan ubah nama kolom.
3

Unggah file

Tekan Import Excel, pilih file .xlsx atau .xls, lalu tekan Import.
File langsung diproses tanpa layar pratinjau — pastikan isinya sudah benar sebelum mengunggah.
4

Cek hasil import

Setelah selesai muncul notifikasi berisi ringkasan, contohnya:”✅ 128 Santri berhasil diimport, 2 baris dilewati. 120 orang tua/wali tersambung (95 akun baru, email atur password terkirim).”Setiap baris yang kolom Email Orang Tua/Wali-nya terisi akan otomatis dibuatkan atau disambungkan ke akun portal, dan orang tua dengan akun baru menerima email untuk mengatur password sendiri.Buka daftar santri/siswa untuk memastikan data masuk dengan benar.
Empat hal yang wajib diketahui sebelum import:
  1. Tidak ada pengecekan NIS ganda. Mengunggah file yang sama dua kali akan menghasilkan data dobel. Bersihkan file terlebih dahulu.
  2. Nama Kelas, Kamar, dan Jurusan harus cocok persis. Jika tidak ditemukan, kolom itu dikosongkan tanpa peringatan — santri/siswa tetap masuk, tapi tanpa kelas.
  3. Jenis kelamin yang tidak terbaca akan dianggap Perempuan. Pastikan kolom ini terisi dengan benar.
  4. Import tidak menghitung kuota paket. Jumlah santri bisa melampaui batas paket tanpa peringatan; periksa kuota Anda sebelum import besar.

​
Export Data ke Excel

Tekan Export Excel di halaman daftar. Anda bisa menyaring berdasarkan Status dan Kelas sebelum mengunduh.
File hasil export punya satu kolom tambahan (Jenjang) yang tidak ada di template import, sehingga tidak bisa langsung diunggah balik. Untuk import, selalu gunakan Template Import.

​
Status Santri/Siswa

Untuk mengubahnya: buka Edit pada santri/siswa → tab Data Akademik → ubah field Status → Simpan.

​
Mencari & Menyaring Data

Di halaman daftar tersedia:
  • Pencarian berdasarkan NIS atau nama
  • Filter Status — lima status di atas
  • Filter Kelas
  • Filter Jenis Kelamin
Kolom yang ditampilkan: foto, NIS, nama, kelas, L/P, status, dan tahun masuk.

​
Hal yang Perlu Diperhatikan

Jangan hapus santri/siswa yang sudah punya tagihan atau presensi. Gunakan Edit untuk memperbaiki kesalahan data.Untuk santri/siswa yang benar-benar sudah tidak di lembaga, ubah Status menjadi Pindah Sekolah, Dikeluarkan, atau Alumni — riwayat tagihan dan presensinya tetap utuh untuk keperluan laporan.
Best Practice:
  1. Import massal di awal tahun ajaran, bukan input satu per satu
  2. Buat data kelas, kamar, dan jurusan sebelum import agar penempatan tidak kosong
  3. Pastikan NIS unik dan konsisten sejak awal
  4. Isi kolom orang tua di file import agar akun portal ikut terbentuk sekali jalan
  5. Pastikan ada satu kontak orang tua bertanda Kontak Utama agar notifikasi terkirim
  6. Perbarui status saat ada perubahan (lulus, pindah, cuti)
  7. Export data ke Excel secara berkala sebagai cadangan

​
Pertanyaan Umum

Bisa, lewat Edit. NIS hanya perlu unik di dalam lembaga Anda. Meski begitu, sebaiknya jangan sering diubah karena NIS dipakai sebagai acuan pencarian sehari-hari.
Sistem tidak membuat NIS secara otomatis. Santri/siswa hasil konversi PPDB terbentuk tanpa NIS, dan admin perlu mengisinya manual lewat Edit. Data lain seperti NISN, agama, dan asal sekolah juga perlu dilengkapi karena tidak ikut tersalin dari formulir pendaftaran.
Ada tiga jalur, semuanya memakai alamat email orang tua sebagai identitas akun:Admin tidak pernah membuat atau mengirim password secara manual. Selengkapnya di cara akses portal →.
Bisa. Pakai alamat email yang sama untuk setiap anak — sistem menyambungkan ke akun yang sudah ada, bukan membuat akun baru. Orang tua cukup satu kali masuk untuk melihat semua anaknya.
Periksa folder spam terlebih dahulu. Jika tetap tidak ada, orang tua bisa membuka portal lembaga dan memilih Lupa Password untuk meminta ulang — akunnya tetap ada meski emailnya tidak sampai.Perlu diingat, email atur password hanya dikirim untuk akun yang baru dibuat. Jika email tersebut sudah pernah terdaftar, sistem hanya menyambungkan data dan tidak mengirim apa pun.
Buka Edit → tab Data Akademik → ubah field Kelas → Simpan. Presensi dan hafalan yang sudah tercatat tetap melekat pada kelas lama sebagai riwayat; pencatatan baru akan mengikuti kelas yang sekarang.
Ya, tergantung paket langganan. Saat kuota penuh, tombol simpan akan menolak dengan notifikasi “Kuota Santri Penuh”. Cek halaman paket →.

​
Langkah Berikutnya