Skip to main content

​
Manajemen Santri/Siswa

Modul santri/siswa adalah pusat data untuk setiap peserta didik di lembaga Anda. Di sini, admin dapat input dan kelola data biodata, keluarga, tingkat akademik, dan status santri/siswa.

​
Apa Itu Manajemen Santri/Siswa?

Manajemen santri/siswa mencakup:
  • Biodata: Nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, NIS
  • Keluarga: Data ayah, ibu, wali, kontak darurat
  • Akademik: Kelas, major/jurusan, status (aktif, alumni, keluar)
  • Status Sistem: User account di portal orang tua, akses awal
Semua data santri/siswa adalah fondasi untuk modul lainnya (presensi, hafalan, tagihan, dll).

​
Cara Menggunakan

​
Input Data Santri/Siswa Satu Per Satu

1

Buka Santri/Siswa → Daftar Santri

Di admin panel, tekan + Santri/Siswa Baru.
2

Isi data biodata

  • Nama Lengkap: Nama santri/siswa lengkap
  • Jenis Kelamin: Laki-laki / Perempuan
  • NIS: Nomor Induk Santri/Siswa (unik per lembaga)
  • Tanggal Lahir: Format: DD/MM/YYYY
  • Tempat Lahir: Kota kelahiran
  • Alamat: Alamat tempat tinggal
  • No. Telepon: Kontak santri/siswa
3

Isi data keluarga

  • Ayah: Nama lengkap, pekerjaan, kontak
  • Ibu: Nama lengkap, pekerjaan, kontak
  • Wali (jika ada): Nama, relasi, kontak
  • Kontak Darurat: Nama & no. telepon orang yang bisa dihubungi jika emergency
Semakin lengkap data keluarga, semakin mudah komunikasi dengan orang tua.
4

Isi akademik & status

  • Tahun Ajaran: Pilih tahun akademik
  • Kelas: Pilih kelas santri/siswa
  • Major/Jurusan: Opsional, jika lembaga punya program khusus
  • Status: “Aktif”, “Cuti”, “Keluar”, “Alumni”
  • Tanggal Masuk: Kapan santri/siswa mulai di lembaga
5

Set akses portal orang tua

  • Buat User Account: Centang untuk otomatis buat akun di portal
  • Username: Email orang tua (untuk login portal)
  • Password: Auto-generate atau set manual
Orang tua akan login ke portal dengan email & password ini untuk lihat data santri/siswa.
Pastikan email orang tua valid. Password akan dikirim ke email mereka.
6

Simpan

Tekan Simpan atau Simpan & Tambah Lagi untuk input santri/siswa berikutnya.

​
Import Data Massal dari Excel

Untuk input banyak santri/siswa sekaligus:
1

Buka Santri/Siswa → Import Data

Tekan Import dari Excel.
2

Download template Excel

Sistem akan memberikan file template dengan kolom-kolom:
  • Nama Lengkap
  • NIS
  • Jenis Kelamin
  • Tanggal Lahir
  • Alamat
  • Nama Ayah
  • Kontak Ayah
  • Nama Ibu
  • Kontak Ibu
  • Kelas
  • Status
Download dan isi template ini.
3

Isi data di Excel

  • Satu santri/siswa per baris
  • Pastikan format konsisten (tanggal: DD/MM/YYYY)
  • Jangan ubah nama kolom
  • Kolom yang kosong akan diabaikan (opsional)
Pastikan NIS unik untuk setiap santri/siswa. Sistem tidak akan import jika ada duplikasi.
4

Upload file Excel

Tekan Pilih File dan upload file yang sudah diisi. Sistem akan validasi dan preview data.
5

Verifikasi preview

Cek data di preview untuk memastikan benar. Tekan Import jika sudah benar.
6

Akun portal otomatis dibuat

Sistem otomatis buat akun portal orang tua dengan email + password. Password akan dikirim ke orang tua via email yang dikonfigurasi di SMTP.

​
Edit & Hapus Data Santri/Siswa

1

Buka daftar santri/siswa

Di Santri/Siswa → Daftar, cari santri/siswa yang ingin diedit.
2

Pilih Edit atau Hapus

  • Edit: Ubah data apapun
  • Hapus: Hapus santri/siswa (tidak bisa dibatalkan)
3

Jika edit, ubah data yang perlu

Cukup ubah field yang berubah, field lain otomatis tetap.
4

Simpan

Tekan Simpan atau Simpan & Lanjut.

​
Set Status Santri/Siswa

Status santri/siswa penting untuk tracking:
  • Aktif: Sedang sekolah/pesantren
  • Cuti: Sedang tidak sekolah sementara (belum alumni)
  • Keluar: Berhenti sekolah (tidak lulus, pindah, dsb)
  • Alumni: Sudah lulus dan selesai
1

Lihat detail santri/siswa

Di daftar, tekan nama santri/siswa untuk buka detail.
2

Ubah status

Cari field Status, ubah sesuai kondisi saat ini.
3

Simpan

Perubahan status otomatis akan mempengaruhi data lainnya (tagihan, presensi, dll).

​
Hal yang Perlu Diperhatikan

Jangan hapus santri/siswa yang sudah ada tagihan atau presensi. Jika ada kesalahan data, gunakan Edit bukan Hapus. Penghapusan bisa menyebabkan data presensi/tagihan tidak tertaut dengan benar.Jika benar-benar perlu dihapus, gunakan Ubah Status → Keluar dulu, baru hapus jika data sudah di-backup.
Best Practice:
  1. Import data massal di awal tahun ajaran, bukan input satu-satu
  2. Pastikan NIS unik dan jangan ganti-ganti
  3. Update status santri/siswa saat ada perubahan (keluar, cuti, lulus)
  4. Backup data ke Excel setiap bulan untuk safety

​
Pertanyaan Umum

Ya, tapi tidak disarankan. Ubah NIS hanya jika ada typo. Jika sudah ada data presensi/tagihan, sebaiknya buat santri/siswa baru saja.
Orang tua bisa tekan “Lupa Password?” di halaman login portal dan reset via email. Jika email tidak sampai, cek setting SMTP di admin lembaga.
Ya, satu orang tua bisa punya multiple akun (satu akun per santri/siswa anak mereka). Setiap akun terpisah, tapi mereka bisa login dengan email berbeda.Atau, jika ingin satu akun untuk multiple anak, hubungi support untuk custom setup.
Di detail santri/siswa, ubah field Kelas ke kelas baru. Otomatis semua presensi dan hafalan akan update kelasnya.
Tergantung paket subscription. Paket Free terbatas, Basic/Pro/Enterprise tidak terbatas. Cek halaman paket →.

​
Langkah Berikutnya