Skip to main content

​
Konversi Pendaftar ke Santri/Siswa Aktif

Setelah calon santri/siswa DITERIMA, admin perlu melakukan konversi—mengubah status mereka menjadi santri/siswa aktif yang bisa mulai sekolah.

​
Proses Konversi

​
Persiapan Konversi

Sebelum konversi, pastikan:
  • ✅ Calon santri/siswa sudah lolos ujian (status: “Accepted”)
  • ✅ Semua pembayaran sudah terverifikasi
  • ✅ Dokumen lengkap dan sudah diverifikasi
  • ✅ Tahun ajaran sudah dibuat di sistem
  • ✅ Kelas tujuan sudah dibuat

​
Cara Menggunakan

1

Buka PPDB → Daftar Pendaftar

Di admin panel, tekan PPDB → Daftar Pendaftar.
2

Filter pendaftar yang diterima

Filter berdasarkan:
  • Status: Pilih “Accepted” (Diterima)
  • Periode: Pilih periode PPDB
  • Tahun Ajaran: Pilih tahun tujuan
Sistem akan list semua pendaftar yang diterima.
3

Pilih pendaftar untuk konversi

Tekan checkbox di sebelah nama calon santri/siswa yang ingin dikonversi.Bisa pilih multiple sekaligus (konversi massal) atau satu per satu.
4

Tekan tombol Konversi ke Santri

Setelah pilih, tekan Konversi ke Santri/Siswa Aktif.Sistem akan tampilkan dialog konfirmasi:
  • Berapa calon yang akan dikonversi
  • Apakah sudah yakin
Tekan Konfirmasi.
5

Sistem otomatis membuat data santri/siswa

Sistem akan:
  • ✅ Buat record santri/siswa baru dengan data dari pendaftaran
  • ✅ Set status santri/siswa menjadi “Aktif”
  • ✅ Assign ke kelas dan tahun ajaran yang dipilih
  • ✅ Generate NIS otomatis (atau admin bisa set manual)
  • ✅ Buat akun portal orang tua (dengan email & password auto)
NIS otomatis generate dengan format: [Tahun][Urutan] (contoh: 20240001, 20240002, dll). Admin bisa ubah manual jika ingin format berbeda.
6

Verifikasi data santri/siswa baru

Setelah konversi selesai, cek data santri/siswa baru:
  • Buka Santri/Siswa → Daftar Santri
  • Cari nama calon santri/siswa yang baru saja dikonversi
  • Pastikan data biodata, keluarga, NIS, kelas semua benar
Edit jika ada yang perlu diperbaiki.
7

Kirim akun portal orang tua

Sistem otomatis generate akun portal dengan:
  • Email: Email orang tua dari pendaftaran
  • Password: Auto-generate atau admin set manual
Orang tua akan dapat email berisi:
  • Link login: namalembaga.mazid.id
  • Username (email)
  • Password
Pastikan email SMTP sudah dikonfigurasi agar email terkirim ke orang tua.
8

Verifikasi status pendaftaran berubah ke Converted

Buka kembali PPDB → Daftar Pendaftar untuk verifikasi:
  • Status pendaftar sudah berubah menjadi “Converted”
  • Data santri/siswa baru sudah muncul di Santri/Siswa
Jika gagal, error message akan tampil. Contact support jika ada issue.

​
Konversi Massal

Untuk konversi banyak pendaftar sekaligus:
1

Filter pendaftar yang diterima

Gunakan filter yang sama seperti langkah sebelumnya.
2

Pilih semua

Tekan checkbox di header table untuk select semua pendaftar yang filter.Atau pilih manual dengan ctrl+click (Windows) atau cmd+click (Mac).
3

Tekan Konversi Massal

Tekan tombol Konversi Massal ke Santri/Siswa.
4

Tunggu proses selesai

Sistem akan konversi satu per satu (bisa memakan waktu jika banyak).Jangan refresh halaman selama proses berjalan.
5

Verifikasi hasil

Setelah selesai, sistem akan tampilkan:
  • Berapa banyak berhasil dikonversi
  • Berapa banyak gagal (jika ada)
Review error untuk debugging jika ada gagal.

​
Troubleshooting Konversi

​
Konversi Gagal / Error

Penyebab umum gagal konversi:
ErrorSebabSolusi
”NIS sudah ada”NIS yang dibuat sudah duplicateUbah NIS ke nomor lain yang belum terdaftar
”Email orang tua invalid”Email tidak validEdit email di data pendaftar dulu
”SMTP tidak dikonfigurasi”Email SMTP belum setupKonfigurasi SMTP di Pengaturan dulu
”Kelas tidak ditemukan”Kelas tidak adaBuat kelas yang sesuai di Master Data dulu

​
Konversi Ternyata Salah / Ingin Batalkan

Jika sudah konversi tapi ingin batalkan:
  1. Hapus data santri/siswa yang baru di menu Santri/Siswa
  2. Edit status pendaftar kembali ke “Accepted” via PPDB
  3. Konversi ulang dengan data yang benar
Penghapusan santri/siswa akan ikut hapus semua data terkait (presensi, tagihan, dll). Hati-hati dengan aksi ini.

​
Best Practice

Tips untuk konversi yang sukses:
  1. Pastikan semua data pendaftar 100% benar sebelum konversi
  2. Konversi saat semua persiapan selesai (kelas, tahun ajaran, dll)
  3. Test dulu dengan satu pendaftar untuk pastikan prosesnya lancar
  4. Konversi massal di akhir periode PPDB untuk menghemat waktu
  5. Archive data PPDB setelah konversi selesai (untuk referensi nanti)
  6. Hubungi orang tua setelah konversi selesai untuk pastikan mereka dapat akun portal

​
Pertanyaan Umum

Ubah status santri/siswa menjadi “Keluar” atau “Batal” di menu Santri/Siswa. Data akan tetap tersimpan untuk referensi, tapi tidak aktif.
Tergantung policy lembaga. Jika ingin accept dari waitlist, admin bisa manual ubah status pendaftar dari “Waitlist” ke “Accepted” dulu, baru konversi.
Ya, di menu Santri/Siswa, tekan Edit dan ubah NIS ke nomor yang baru. NIS hanya harus unik per lembaga.
Jangan konversi dulu. Tunggu sampai dokumen lengkap & diverifikasi. Ubah status pendaftar ke “Accepted” dulu, baru konversi setelah semuanya siap.

​
Langkah Berikutnya